Was ist Seriendruck und wie wird Haben Sie sich schon einmal der entmutigenden Aufgabe gestellt, personalisierte Einladungen oder Briefe an eine lange Liste von Empfängern zu verschicken? Wenn ja, wissen Sie, dass dies ein mühsamer Prozess sein kann. Nutzen Sie die Magie der Serienbrieffunktion – ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie diese lästige Aufgabe mit wenigen Klicks erledigen können. In dieser Anleitung erfahren Sie ausführlich, wie Sie ein Word-Dokument nahtlos in die Serienbrieffunktion einfügen und so aus Arbeitsstunden nur wenige Minuten machen.
Was ist Serienbrieffunktion Was ist Seriendruck und wie wird
Was ist Seriendruck und wie wird Serienbriefe sind wie ein Assistent hinter den Kulissen, der sorgfältig dafür sorgt, dass jeder Ihrer Gäste eine persönliche Einladung erhält, ohne dass Sie jede von Hand schreiben müssen. Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der ein einzelnes Vorlagendokument und eine Datendatei mit Namen, Adressen und anderen personalisierten Informationen kombiniert werden, um mehrere Dokumente zu erstellen, die jeweils auf einen anderen Empfänger zugeschnitten sind. Diese Technik ist ein Geschenk des Himmels, wenn Sie große Mengen an Briefen , Etiketten und E-Mails erstellen möchten, die eine besondere persönliche Note benötigen.
Die Rolle von MS Word beim Seriendruck
Microsoft Word ist ein vielseitiges Tool. Mit der Seriendruckfunktion in MS Word können Sie ein einzelnes Dokument erstellen und es mit einer Datenquelle wie einer Excel-Tabelle verknüpfen. Das Ergebnis? Ein Stapel personalisierter Dokumente, von denen jedes einzigartige Daten aus Ihrer Quelldatei enthält.
Einrichten Ihres Word-Dokuments für die Serienbrieffunktion
Bevor die Zusammenführungsmagie beginnen kann, müssen Sie die Bühne bereiten. Ihr Word-Dokument sollte den statischen Inhalt enthalten, der in jeder Version des zusammengeführten Dokuments erscheint.
So bereiten Sie Ihr Dokument für den Serienbrief vor:
Neu beginnen oder vorhandene Vorlage verwenden: Öffnen Sie MS Word und entscheiden Sie, ob Sie mit einem leeren Dokument beginnen oder eine der vielen von Word angebotenen Vorlagen ändern möchten. Wenn Sie eine Einladung erstellen, ist die Vorlagengalerie von Word eine wahre Fundgrube an stilvollen Optionen.
Gestalten Sie Ihr Dokumentlayout: Wenn Sie eine maßgeschneiderte Kreation erstellen möchten, gestalten Sie Ihr Dokument ganz nach Ihren Wünschen. Fügen Sie Platzhalter für den zu ändernden Text ein – diese werden als „Seriendruckfelder“ bezeichnet.
Die Seriendruckfelder: Wo Sie personalisierte Details benötigen, platzieren Sie Seriendruckfelder. Geben Sie vorerst einfach einen Platzhalter wie <<Vorname>> oder <<Adresse>> ein, damit Sie wissen, wohin die Informationen Ihres Empfängers gelangen.
Speichern Sie Ihr Masterdokument
Sobald Ihr Dokument richtig aussieht, speichern Sie es. Dieses Masterdokument dient als Vorlage für alle personalisierten Kopien, die Sie erstellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Durchführen eines Serienbriefs in MS Word
Schritt 1
Gehen Sie in Word zur Registerkarte „Sendungen“ und starten Sie den Serienbrief-Assistenten, indem Sie auf „Serienbrief starten“ klicken. Hier stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Wählen Sie diejenige aus, die zu Ihrem Projekt passt, seien es Briefe, Umschläge oder Etiketten.
Schritt 2
Sie können das aktuelle Dokument verwenden, aus vorhandenen Vorlagen auswählen oder ein vorhandenes Dokument zum Öffnen auswählen.
Schritt 3
Hier verknüpfen Sie Ihr Word
Dokument mit den Personen, die Sie erreichen möchten. Sie können eine vorhandene Liste verwenden, z. B. eine Excel-Tabelle oder eine Datenbank, oder eine neue Liste von Grund auf neu erstellen.
Schritt 4
Erinnern Sie sich an die Platzhalter, über die wir gesprochen haben? Es ist an der Zeit, sie durch echte Seriendruckfelder zu ersetzen. Klicken Sie auf der Registerkarte „Sendungen“ auf „Seriendruckfeld einfügen“ und wählen Sie den Feldnamen aus, der den gewünschten Informationen an dieser Stelle entspricht.
Schritt 5
Bevor Sie die endgültige Executive Level auf C-Ebene Zusammenführung vornehmen, können Sie einen kurzen Blick darauf werfen, indem Sie auf „Ergebnisse in der Vorschau anzeigen“ klicken. So können Sie die Dokumente durchblättern und sehen, wie die persönlichen Informationen in die einzelnen Dokumente passen.
Nachdem Sie nun sichergestellt haben, dass alles in bester
Ordnung ist, ist es Zeit für den letzten Akt. Klicken Sie im Reiter „Sendungen“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“. Hier können Sie einzelne Dokumente bearbeiten, ausdrucken oder sogar direkt per E-Mail versenden . Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihrer Aufgabe passt. Beim Drucken können Sie alle Dokumente auf einmal ausdrucken oder bestimmte auswählen.
Schritt 7
Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, können Sie die einzelnen Dokumente für Ihre Unterlagen speichern. Oder Sie versenden eine digitale Kopie und müssen PDFs erstellen. In beiden Fällen bietet MS Word Optionen zum Speichern und Exportieren Ihrer Dateien in verschiedenen Formaten, sodass Sie sie je nach Bedarf verwenden können.
Personalisieren Sie Ihren Serienbrief
Die Wirkung einer personalisierten Nachricht kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie verwandelt ein langweiliges, generisches Schreiben in einen herzlichen, einladenden Brief. Um diese persönliche Note optimal zu nutzen, sollten Sie sich die erweiterten Funktionen der Serienbrieffunktion ansehen:
Bedingte Felder: MS Word ermöglicht Ihnen das
Einfügen bedingter Felder. Dabei handelt es sich um Regeln, die Sie einrichten und die den Text abhängig von den phone database Informationen in Ihrer Datenquelle ändern. Wenn Sie beispielsweise Werbeangebote versenden, können Sie für Kunden, die schon seit Jahren bei Ihnen sind, eine andere Nachricht verfassen als für neue Kunden.
Formatieren von Daten und Zahlen: Ihre Seriendruckfelder enthalten möglicherweise Daten oder Währungen, die richtig dargestellt werden müssen. Mit MS Word können Sie diese Felder so formatieren, dass sie zum Gesamtstil Ihres Dokuments passen und so die Konsistenz Ihrer gesamten Kommunikation gewährleisten.
Fehlerbehebung bei allgemeinen Problemen mit Serienbriefen
Hier sind einige häufige Probleme beim Seriendruck und ihre schnelle Lösung:
Nicht übereinstimmende Felder: Wenn ein Seriendruckfeld den falschen Informationstyp abruft, überprüfen Sie Ihre Datenquelle. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte eindeutig beschriftet ist und mit dem entsprechenden Feld in Ihrem Word-Dokument übereinstimmt.
Leere Felder: Wenn einige Informationen nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Ihre Datenquelle keine leeren Zellen enthält. Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, und das Problem sollte behoben sein.
Formatierungsprobleme: Manchmal müssen Zahlen oder Daten korrigiert werden. Überprüfen Sie die Formateinstellungen im Seriendruckfeld noch einmal, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrem gewünschten Ergebnis übereinstimmen.
Verwalten großer Datensätze im Seriendruck
Sie arbeiten mit einer großen Empfängerliste? So läuft alles reibungslos:
Wenn Ihr Computer Probleme mit großen Datensätzen hat, teilen Sie die Zusammenführung in kleinere Abschnitte auf. So können Sie verhindern, dass die Software nicht mehr reagiert.
Bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen, bereinigen Sie Ihre Daten. Entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie Rechtschreibfehler und stellen Sie sicher, dass die Daten konsistent sind. Dadurch wird die Qualität Ihrer Zusammenführung verbessert und die Verarbeitungszeit kann erheblich verkürzt werden.
Bonus: Lesen Sie auch unsere ausführliche
Anleitung, um zu erfahren, wie Sie die Serienbrieffunktion in Gmail verwenden .
Abschluss
Sie sind nun in der why train in digital marketing? Lage, die Welt der Serienbriefe selbstbewusst zu meistern. Vom Einrichten Ihres Dokuments bis zum Drücken der letzten Schaltfläche ist der Vorgang so konzipiert, dass er Zeit spart und Ihrer Kommunikation eine professionelle Note verleiht. Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein Event organisieren oder einfach nur Urlaubsgrüße verschicken möchten, die Beherrschung der Serienbrieffunktion in MS Word ist eine unschätzbar wertvolle Fähigkeit, die Eindruck macht.
Serienbriefe sind kein Backstage-Trick mehr, sondern eine herausragende Fähigkeit in Ihrem Produktivitätsrepertoire. Machen Sie sich die Arbeit zu eigen, üben Sie und erleben Sie, wie Ihre Dokumente ein neues Maß an Professionalität und Personalisierung erreichen.
